1. تعرف على أسلوب عملك واستخدم الأدوات والأنظمة التي تناسبك. إذا كنت مرتاحًا للتكنولوجيا ، فاستخدم جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو أحد التطبيقات لإدارة جدولك وتنظيمه. إذا كنت شخصًا يحب الكتابة ، ففكر في استخدام مذكرة ورقية وقائمة مهام مكتوبة. إذا كنت شخصًا ، فقم بتطوير فريق من حولك لاستكمال نقاط قوتك. إذا كنت تعمل بمفردك ، فخصص وقتًا للتركيز وتجنب المشتتات. إذا كنت شخصًا في الصباح ، فقم بأهم مهام اليوم مبكرًا.
2. استخدام تقويم واحد. لدى بعض الأشخاص تقاويم متعددة: تقويم للعائلة وآخر للعمل والآخر للمواعيد الشخصية. استخدم التقويم لتتبع كل شيء. استخدم ألوانًا وأنواعًا مختلفة لتمييز فئاتك. أنا شخصياً أحتفظ بمواعيدي على تقويم ورقي لأنني مرئي للغاية وأتذكر الأشياء بشكل أفضل عندما أكتبها ، لكن لدي تقويم Google لدعم جدولي بسبب الحاجة إلى اتصال ديناميكي. الحصول على كلا الأمرين هو عمل إضافي ، لكنه تقويم (ورقي أو رقمي) يحتوي على جميع المعلومات.
3. قم بإنشاء قائمة مهام في نهاية كل يوم. سيبدأ ذهنك بشكل أوتوماتيكي في العمل على القائمة أثناء نومك. عند الاستيقاظ ، يكون جاهزًا للعمل ويكون منتجًا ومنظمًا للغاية. قدّر المدة التي ستستغرقها كل مهمة ، واكتب في قائمة مهامك لليوم التالي فقط تلك الأشياء المعقولة للقيام بها.
4. "أكل الضفدع أولاً" مفهوم براين تريسي*. قم أولاً بأصعب شيء عليك القيام به طوال اليوم ، قبل القيام بأي شيء آخر. القيام بذلك سيمنحك شعوراً بالنجاح بعد إزالة "الوزن" من ظهرك والاندفاع للقيام بباقي مهامك.
5. أن يكون لديك هدف واضح. عندما يكون لديك هدف ، فأنت تعرف ما يجب التركيز عليه. إذا لم يكن لديك هذا في الاعتبار ، فمن السهل أن تنشغل بإلحاح اليوم ، ورسائل البريد الإلكتروني ، والمكالمات الهاتفية ، والمقاطعات ، والتعامل مع حالات الطوارئ الخاصة بالآخرين.
6. احصل على "ساعة قوة". خصص ساعة في اليوم لإغلاق الباب وإغلاق البريد الإلكتروني وإغلاق الهاتف وحماية نفسك من الانقطاعات. حدد مسبقًا المشاريع التي ستعمل عليها خلال هذا الوقت فقط. اذهب إلى الحمام أو اشرب مشروبًا أو افعل أي شيء آخر تريد القيام به ولا تخرج بمجرد أن تبدأ هذه المرة. امنح 30 دقيقة بعد بدء هذا الوقت في الرد على المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني أو اعتن بأي شخص يحتاج إلى متابعة فاتته خلال ساعة الطاقة.
7. المس القاعدة مرة واحدة. هذا يعني البريد الإلكتروني والنصوص والمستندات وما إلى ذلك. لمسها واتخاذ قرار. احتفظ بها ، أو ارمها بعيدًا ، أو ضعها حيث يمكنك اتخاذ إجراء. مربعات الفرز مفيدة لهذا الغرض. غالبًا ما تحتوي مربعات التصنيف على ملصقات مثل: قراءة ، ملف ، القيام بهذا الأسبوع ، عاجل ، فواتير ، إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان سطر موضوع البريد الإلكتروني دقيقًا ، فإنه يسهل عليك أنت والمستلم العثور على البريد الإلكتروني. قم بتسمية ورقتك ونسختك الورقية (الكمبيوتر) ومجلدات بريدك الإلكتروني بنفس الطريقة.
8. اتباع روتين يومي. عندما يكون لديك روتين يومي لشيء بسيط ولكنه مهم ، فإن جسمك يقوم بذلك بشكل طبيعي. هذا مهم لأننا أحيانًا يصرف انتباهنا عن روتيننا المعتاد ونستخدمه كعادة سيئة لمقاطعة أو تسويف أو إطالة الأشياء المهمة التي نحتاج فعلًا إلى القيام بها. إذا بدأت يومك بشكل صحيح ، فستكون جاهزًا للتعامل مع المهام العاجلة والمهمة ، وستكون أكثر إنتاجية كل يوم.
9. التحضير المسبق. هل سبق لك أن فوجئت ببرنامج طبخ مثل إعداد طبق معقد في 10 دقائق؟ حسنًا ، تم تحرير البعض من وقت التلفزيون ، ولكن لديهم أيضًا كل شيء معد للتحرير السريع. لماذا لا تفعل نفس الشيء؟ قم بإعداد حزم المعلومات الخاصة بك ومجلدات العملاء الجديدة ، وتحويل المستندات الشائعة إلى قوالب ، وإنشاء مجموعات البريد الإلكتروني / قوائم التوزيع لفريقك ، إلخ.
10. تعظيم أنظمة سيارتك. لزيادة وقتك على الزجاج الأمامي ، استمع إلى كتاب عن الصوت والدراسة. امتلاك سلة مهملات لأشياء مهمة ، وليس السيارة بأكملها. امتلك كيس قمامة يلتقط القمامة. احتفظ دائمًا بزجاجة ماء في سيارتك ؛ يمكن أن يسبب الجفاف التعب وفقدان الذاكرة وضعف التركيز. احتفظ بمعلومات الاتصال الخاصة بك في متناول اليد (الهاتف ، المخطط ، دفتر ملف بطاقة العمل ، إلخ). أثناء القيادة ، استرخي وتنفس واستمتع باليوم (بدلاً من التنظيف أو التحدث في الهاتف).
عندما تقوم بتنفيذ بعض استراتيجيات الإنتاجية البسيطة وتطويرها كعادات لتوفير الوقت ، فسوف تجني بسرعة فوائد المزيد من الوقت والمزيد من الطاقة والمزيد من الإنتاجية بشكل عام.
*بريان تريسي. أكل هذا الضفدع! 21 طريقة لوقف المماطلة وإنجاز المزيد في وقت أقل. سان فرانسيسكو: Berrett-Koehler ، 2001